outsourcing

Copy Plus – kompleksowy outsourcing procesów druku w Twojej firmie

Copy Plus to nowoczesna i kompleksowa usługa druku, która pozwala firmom obniżyć koszty, zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów, zapewnić ciągłość pracy oraz pełną kontrolę nad środowiskiem druku – niezależnie od wielkości organizacji.

Co oferujemy?

• Dostarczenie urządzeń drukujących – sprzedaż lub dzierżawa nowoczesnych urządzeń Kyocera z opcją wykupu za 1 zł.
• Serwis i utrzymanie – pełna obsługa serwisowa urządzeń Kyocera i innych producentów.
• Automatyczna dostawa tonerów – brak konieczności magazynowania i ręcznego zamawiania materiałów eksploatacyjnych.
• Automatyczne zgłoszenia serwisowe – Błędy oraz awarie zgłaszane są bezpośrednio przez urządzenia.
• Monitoring urządzeń – pełna kontrola nad drukiem i stanem floty drukującej przez panel administratora.
• Bezpieczny druk podążający – użytkownik odbiera wydruk dopiero po zalogowaniu się przy urządzeniu.
• Digitalizacja dokumentów – skanowanie do OCR i zarządzanie dokumentami z wykorzystaniem AI.
• Elastyczne wdrożenie oprogramowania – MyQ, PaperCut, Printoscope, Princity – instalacja lokalna lub w chmurze.

Jakie problemy rozwiązuje nasza usługa?

Problem w firmie
Wydruki trafiają w niepowołane ręce – ryzyko wycieku danych wrażliwych.
Drukarka nie działa (awaria, brak tonera) – praca staje.
Konieczność magazynowania tonerów – dodatkowe koszty.
Brak wiedzy, kto, co i ile drukuje – brak kontroli nad kosztami.
Trudność z egzekwowaniem umów SLA z dotychczasowym serwisem.
Trudności z digitalizacją dokumentów.
Wysoki koszt inwestycji w park maszynowy.

Rozwiązanie Copy Plus
Druk podążający – dokumenty odbierane są tylko po zalogowaniu przy urządzeniu.
Pracownik może zalogować się i odebrać wydruk na dowolnym innym urządzeniu w sieci.
System automatycznie zamawia tonery, zanim się skończą.
System pokazuje pełne statystyki, historię i zużycie na użytkownika/lokalizację oraz umożliwia podgląd drukowanych dokumentów
Pełna historia zgłoszeń, awarii i napraw – dokumentacja do weryfikacji jakości usługi.
Skanowanie z OCR – dokumenty z metadanymi, łatwe w archiwizacji i wyszukiwaniu.
Dzierżawa urządzeń do 60 miesięcy z niską ratą z wykupem za symboliczną złotówkę.

Case study – przykłady problemów w firmach

Kancelaria prawna

Problem: Grupa pracowników korzystała z jednego urządzenia drukującego. W tym samym czasie dwoje z nich wydrukowało pisma procesowe, które trafiły na tę samą tacę odbiorczą jako jeden plik. W efekcie dokumenty zostały omyłkowo przekazane niewłaściwemu klientowi. Konsekwencje wycieku danych były bardzo poważne.

Rozwiązanie: Firma Copy Plus dostarczyła urządzenie wielofunkcyjne Kyocera TASKalfa 4054ci wraz z systemem do autoryzacji MyQ dzięki czemu pracownicy odbierają swoje dokumenty dopiero po zalogowaniu się przy urządzeniu.

Firma handlowa

Problem: Zauważono bardzo wysokie zużycie tonerów. Właściciel podejrzewał ich „znikanie” oraz wykorzystywanie firmowych drukarek do celów prywatnych.

Rozwiązanie: Firma Copy Plus wykonała audyt druku który słusznie wykazał obawy właściciela firmy. Wdrożono system monitoringu MyQ z pełną historią wymian tonerów, rozliczaniem użytkowników oraz podglądem drukowanych prac.

Firma produkcyjne

Problem: Drukarki na produkcji były mocno obciążone, często wymagały interwencji serwisowych oraz wymian tonerów i bębnów. Czas potrzebny na zgłoszenie problemu przez pracownika do działu IT, a następnie do serwisu, generował wysokie koszty związane z przestojami.

Rozwiązanie: Firma Copy Plus dostarczyła wysokowydajne drukarki Kyocera ECOSYS PA5500x, drukujące z prędkością 55 stron/min, z tonerami o wydajności 25 000 stron i bębnami na 500 000 stron. Urządzenia objęto monitoringiem za pomocą aplikacji Princity. Podpisano również umowę serwisową z krótkim czasem reakcji (SLA). Tonery dostarczane są z wyprzedzeniem, a serwis zgłaszany automatycznie i realizowany w trybie NBD (Next Business Day), bez konieczności udziału pracowników i działu IT.

Urząd Gminy

Problem: Kserokopiarki były rozmieszczone na korytarzach. Po wysłaniu wydruku pracownik udawał się do urządzenia, które często okazywało się niesprawne. Konieczny był powrót do komputera i ponowne wysłanie dokumentu do innej drukarki, często na innym piętrze. Po usunięciu awarii pierwotne urządzenie drukowało zapisane wcześniej dokumenty, co doprowadziło do wycieku danych osobowych (RODO).

Rozwiązanie: Firma Copy Plus wydzierżawiła urządzenia Kyocera MZ3200i wraz z systemem wydruku podążającego Printoscope co umożliwiło korzystanie z zalet nowych urządzeń oraz systemu MPS bez ponoszenia jednorazowych kosztów zakupu.

Dla kogo jest nasza usługa?

Szkoły i uczelnie – przewidywalne i niskie koszty eksploatacji, prosty monitoring.
Małe i średnie firmy – szukające oszczędności i prostoty w zarządzaniu drukiem.
Duże organizacje – złożone środowiska druku wymagające centralnego nadzoru, druku podążającego, poufnego i zabezpieczeń klasy korporacyjnej.
Firmy z rozproszoną strukturą – wiele lokalizacji, druk w chmurze.

Oprogramowanie – nasze rozwiązania

Nazwa	Zalety	Wady
MyQ	Intuicyjny panel, obsługa druków podążających, raportowanie.	Wymaga instalacji na serwerze.
PaperCut	Doskonała kontrola kosztów, rozbudowane polityki druku.	Może być złożony do konfiguracji początkowej.
Printoscope	Proste wdrożenie, szybka analiza kosztów.	Mniej funkcji zaawansowanych.
Princity	Dobry do monitoringu i logistyki tonerów.	Mniej rozbudowany system raportów użytkownika.

Polecane modele urządzeń z naszej oferty

Model	Przeznaczenie	Opis
Kyocera ECOSYS MA2101cfx	Do małych biur i domu	Kompaktowa, szybka, ekonomiczna. Urządzenie 3w1 – Kolor A4
Kyocera ECOSYS MA3500cix	Do średnich firm	Wydajne tonery i bębny na 200 000 stron. Urządzenie 3w1 – Kolor A4
Kyocera ECOSYS MA4500ix	Do średnich firm	Wydajne tonery i bębny na 300 000 stron. Urządzenie 3w1 – Czarno-białe A4
Kyocera TASKalfa MA3500ci	Do dużych organizacji	Urządzenie klasy biznes, najwydajniejsze w swojej klasie. 3w1 - Kolor A4
Kyocera TASKalfa 4054ci	Do dużych organizacji	Wydajne urządzenie kolorowe A3

Dlaczego my?

Jesteśmy autoryzowanym dealerem Kyocera w Polsce.
Posiadamy wieloletnie doświadczenie w serwisie wszystkich marek urządzeń.
Świadczymy obsługę IT firm, wdrożenia systemów oraz digitalizację środowiska dokumentowego.